whistleblower@bogestaal.dk
Dansk
Whistleblowerordning i B & E Stål A/S
Baggrund:
Efter en række skandaler om hvidvask, svindel og andre overtrædelser af EU-lovgivning, vedtog EU regler for whistleblowere. Disse regler trådte i kraft i Danmark i 2021, for store virksomheder med mere end 250 ansatte. Fra 17. december 2023 gælder ordningen for alle virksomheder med mere end 50 ansatte.
Formål:
Reglerne har til formål at sikre, at der er nemt og sikkert at indberette lovovertrædelser, at der bliver fulgt op på disse indberetninger, samt at whistleblowere er beskyttet mod eventuelle repressalier.
Hvad kan indberettes:
Indberetningen skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser, forseelser eller andre alvorlige forhold eller mistanke herom. Der kan alene ske indberetning om:
• Alvorlige og/eller strafbare forhold som f.eks. tyveri, underslæb, bedrageri, svig, bestikkelse, korruption, regnskabssvindel/-manipulation, uretmæssig brug af aktiver, miljømæssige overtrædelser, alvorlige brud på arbejdssikkerheden mv.
• Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold, overfald og chikane. Grov overtrædelse af interne retningslinjer (ved grov overtrædelse forstås systematisk, gentagen og væsentlig overtrædelse af interne retningslinjer af interne procedurer og retningslinjer)
B&E Stål A/S – Whistleblowerpolitik
Formålet med denne politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt samt undgå en eventuel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige forhold.
B&E Stål A/S whistleblowerordning har blandt andet som formål at forbedre mulighederne for, at ansatte, samarbejdspartnere mv. kan påpege og udtale sig om ulovlige eller alvorlige forhold på en tryg og sikker måde, uden at den/de pågældende personer behøver at frygte, at indberetning får negative konsekvenser for vedkommende eller andre.
B&E Stål A/S er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste chef eller selskabets direktør Ib Houtved Jensen. Hvis et konkret forhold ikke egner sig til at blive drøftet i et sådant forum kan indberetning i stedet indgives fortroligt eller anonymt, ved brug af B&E Stål A/S whistleblowerordning.
Hvem kan indberette:
Alle medarbejdere, leverandører, kunder, samarbejdspartnere, aktionærer og andre med tilknytning til B&E Stål A/S kan henvende sig anonymt eller med angivelse af identitet og kontaktinformation. Både nuværende og tidligere medarbejdere kan foretage en indberetning.
Indhold i indberetningen:
Der må alene ske indberetning om personer med tilknytning til B&E Stål A/S.
Indberetningen kan vedrøre følgende personkategorier:
- Medarbejdere i B&E Stål A/S, dvs. hvor der er etableret et ansættelsesforhold mellem B&E Stål A/S som arbejdsgiver og medarbejderen som lønmodtager. Ansættelsesformen er ikke relevant (fastansat, deltidsansat, timelønnet, midlertidigt ansat, vikar)
- Bestyrelsesmedlemmer
- Samarbejdspartnere og leverandører
Forhold der kan indberettes om via whistleblowerordningen:
Indberetningen skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser, forseelser eller andre alvorlige forhold eller mistanke herom. Der kan alene ske indberetning om:
- Alvorlige og/eller strafbare forhold som f.eks. tyveri, underslæb, bedrageri, svig, bestikkelse, korruption, regnskabssvindel/-manipulation, uretmæssig brug af aktiver, miljømæssige overtrædelser, alvorlige brud på arbejdssikkerheden mv.
- Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold, overfald og chikane. Grov overtrædelse af interne retningslinjer (ved grov overtrædelse forstås systematisk, gentagen og væsentlig overtrædelse af interne retningslinjer af interne procedurer og retningslinjer)
Der forudsættes viden om eller en begrundet mistanke om, at der er begået sådanne forhold.
Henvendelser, der har relation til ansættelsesforholdet, f.eks. fravær, samarbejdsvanskeligheder, rygning, alkohol, påklædning, lønforhold mv., samt forhold, der ikke er alvorlige, skal som udgangspunkt ikke indberettes via whistleblowerportalen, men håndteres via eksempelvis nærmeste leder, tillidsrepræsentant mv.
I tvivlstilfælde opfordrer B&E Stål A/S til, at der foretages en indberetning fremfor, at forholdet ikke anmeldes. Alle indberetninger vil blive registreret, behandlet og taget alvorligt.
Indberetningsprocedure:
Indberetninger kan alene foretages elektronisk ved at sende en mail til bestyrelsesmedlem Jan Engmark (mail whistleblower@bogestaal.dk). Her foretages en vurdering af om indberetningen falder inden for rammerne af whistleblowerpolitikken.
Fortrolighed og anonymitet:
Alle oplysninger behandles fortroligt og med diskretion.
Hvis en indberetning ønskes indgivet anonymt, er det afgørende at der ikke oplyses kontaktinformationer (navn, e-mailadresse, telefonnummer mv.), og at indberetteren er opmærksom på at fjerne metadata fra filer ved vedhæftning af dokumentation, samt at indberetteren ikke oplyser informationer, der kan føres direkte tilbage til vedkommende.
Skulle en undersøgelse blive underlagt en ekstern instans, f.eks. politiet, kan videre behandling kræve at indberetterens identitet oplyses.
Behandling af personoplysninger:
Behandling af personoplysninger, der er afgivet, herunder indsamling, opbevaring og eventuelt videregivelse, er underlagt gældende databeskyttelsesretlige regler i lighed med tilsvarende personfølsomme oplysninger hos B&E Stål A/S
Behandling af indberetninger:
De indsendte indberetninger som modtages, registreres af bestyrelsesmedlem Jan Engmark. Der vil senest 7 dage efter indberetningen blive kvitteret for modtagelsen, hvis afsender ikke er anonym.
Herefter behandles henvendelsen af bestyrelsesmedlem Jan Engmark og bestyrelsesformand Henrik Schou. Hvis det findes påkrævet vil behandlingen foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater eller revisorer.
Der foretages en indledende gennemgang af indberetningen for at vurdere, om denne falder indenfor whistleblowerordningens rammer, om der er behov for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om indberetningen kan henlægges som åbenbart grundløs (eksempelvis, hvis indberetningen omhandler forhold eller personer, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen).
Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, igangsættes en nærmere undersøgelse af forholdet. Efter behov indhentes bistand til behandlingen f.eks. fra juridiske eller andre eksterne rådgivere.
Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger 3 måneder. En konklusion på sagen kommunikeres til indberetteren hvis denne ikke er anonym.
Såfremt der ved indberetning er oplyst e-mailadresse, vil der blive sendt en besked til indberetteren hvis der er nyt i sagen, spørgsmål eller lignende.
Den person de indberettede oplysninger omhandler:
Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person de indberettede oplysninger omhandler, besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat.
Rettigheder:
Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i B&E Stål A/S, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.
Indberetninger, der er indgivet i ond tro eller indgivet for at chikanere eller skade den person de indberettede oplysninger omhandler, kan få konsekvenser for indberetteren eksempelvis føre til politianmeldelse eller få ansættelsesretlige konsekvenser.
Personer, der indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt blive orienteret om sagens behandling og eventuelt resultat.
Sletning af data:
Falder indberetningen ikke inden for whistleblowerordningens rammer, eller er indberetningen grundløs, slettes personoplysningerne straks. Personoplysninger slettes endvidere, når de ikke længere er nødvendige at opbevare, herunder når undersøgelserne er afsluttet. De almindelige sletteregler gælder i øvrigt.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en ansat, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt forsat at opbevare oplysninger om en ansat, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes HR-journal.
Spørgsmål:
Har du spørgsmål om B&E Stål A/S’s whistleblowerpolitik, herunder til selve ordningen, hvordan indberetning foregår eller øvrigt er du velkommen til at kontakte bestyrelsesmedlem Jan Engmark på mail: whistleblower@bogestaal.dk.
Henvendelser om og spørgsmål til whistleblowerordningen vil naturligvis blive behandlet fortroligt.
English
B&E Stål A/S – Whistleblower policy
The purpose of this policy is to explain how the whistleblower system works, thus to create a preventive effect, as well as to encourage reports on relevant and significant matters.
B&E Stål A/S’s whistleblower system aims, among other things, to improve the opportunities for employees, business partners, etc. to point out and report on illegal or serious matters in a safe and secure manner, without having to fear that reporting will have negative consequences for themselves or others.
B&E Stål A/S is a responsible company with an open culture, where everyone should feel safe and speak out if they experience potential breaches of legislation. As a general rule, employees are encouraged to talk to their immediate manager or the company’s director, Ib Houtved Jensen. If a specific matter is not suitable to be discussed in such a forum, the report can instead be submitted confidentially and/or anonymously, using this whistleblower system.
Who can report:
All employees, suppliers, customers, business partners, shareholders, and others associated with B&E Stål A/S may contact us either anonymously or with an indication of identity and contact information. Both current and former employees can make a report.
Content of the report:
Only individuals associated with B&E Stål A/S may be reported.
The report may concern the following categories of persons:
- Employees of B&E Stål A/S, i.e. where an employment relationship has been established between B&E Stål A/S as employer and the individual as employee. The type of employment is not relevant (permanent, part-time, hourly, temporary, etc.)
- Board members
- Partners and suppliers
Matters that can be reported via the whistleblower system:
The report shall relate to serious offenses, misdemeanors or other serious conditions or suspicions thereof. Only the following may be reported:
- Severe and/or punishable criminal offenses including but not limited to: theft, embezzlement, fraud, bribery, corruption, accounting fraud or manipulation, improper use of assets, environmental violations, serious breaches of occupational safety, etc.
- Serious matters of discrimination, violence, assault, and harassment. Severe violation of internal guidelines (severe violation means systematic, repeated, and significant violation of internal procedures and guidelines)
Knowledge or a reasonable suspicion that such acts have been committed shall be assumed.
Inquiries related to the employment relationship, eg. absence, cooperation difficulties, smoking, alcohol, clothing, pay, etc., as well as matters that are not serious, must generally not be reported through the whistleblower portal, but handled through the immediate manager, union representative, etc.
In case of doubt, B&E Stål A/S encourages to report rather than not notifying the matter. All reports will be recorded, processed, and taken seriously.
Reporting procedure:
Reports can only be made electronically by sending an email to board member Jan Engmark (email whistleblower@bogestaal.dk). Here, an assessment is made of whether the report falls within the scope of the whistleblower policy.
Privacy and anonymity:
All information is treated confidentially and with discretion.
If a report is to be submitted anonymously, it is crucial that no contact information (name, email address, telephone number, etc.) is provided, and that the reporter is aware of removing metadata from files when attaching documentation, and that the reportee does not disclose information that can be directly traced back to them.
Should an investigation be subordinated to an external agency, such as the police, further processing may require disclosure of the identity of the reporter.
Processing of personal data:
Processing of personal data provided, including collection, storage, and possible disclosure, is subject to applicable data protection rules in the same way as similar sensitive personal information at B&E Stål A/S.
Processing of reports:
The submitted reports are registered by board member Jan Engmark. No later than 7 days after the report, acknowledgement of receipt will be made in cases with disclosed identity.
The inquiry will then be handled by board member Jan Engmark and chairman Henrik Schou. If deemed necessary, the processing will take place with the help of external parties, e.g. lawyers or accountants.
An initial review of the report is carried out to assess it on several parameters:
- Whether the report falls within the scope of the whistleblower policy.
- Whether there is a need for proper case management of the matter,
- Whether the report can be closed as manifestly unfounded (e.g., if the report concerns facts or persons not covered by the whistleblower policy).
If there are grounds for a substantial examination of the report, a closer investigation of the matter is initiated. If necessary, assistance for the treatment is obtained, e.g. from legal or other external advisors.
The case processing takes place as quickly as possible, with an aim that the processing does not exceed 3 months. A conclusion of the case is communicated to the reporter if they disclose their contact information.
If an email address is provided when reporting, a message will be sent to the reporter if there are updates, questions, or the like.
The person to whom the information reported relates:
Unless special substantial and justified investigative considerations apply, the person to whom the reported information relates, will be informed of the handling of the case once an investigation has been initiated.
Rights:
Anyone who reports facts in genuine belief they should fall under this system, is protected from any form of retaliation. Employees of B&E Stål A/S who attempt to retaliate against a reporter with genuine intentions may face employment law consequences.
Reports made in malice, to harass, or harm the person to whom the reported information relates, may have consequences for the reporter, e.g. lead to a police report or employment law consequences.
Individuals who submit information to the whistleblower system will, as a general rule, be informed of the processing of the case and any result.
Deletion of data:
If the report does not fall within the scope of the whistleblower policy, or if the report is unfounded, the personal data will be deleted immediately. Personal data is also deleted when it is no longer necessary to store, including when the surveys have been completed. The general deletion rules also apply.
If, on the basis of the information collected, a disciplinary action is taken against an employee, or there are other reasons why it is factual and necessary to continue to store information about an employee, the information will be stored in the employee’s HR record.
Question:
If you have questions about B&E Stål A/S’s whistleblower policy, including the system itself, how reporting takes place or otherwise, you are welcome to contact board member Jan Engmark by email: whistleblower@bogestaal.dk.
Inquiries and questions about the whistleblower system will be treated confidentially.